電子帳簿保存法が令和4年1月1日から改正されます。
毎月の紙レシートからの経費の集計､時間がかかって面倒だと思われる方は多いのではないでしょうか。1ヶ月分のレシートは思いのほか量も多く、折れたり曲がったりしたレシートを広げて電卓で集計するのは意外と手間がかかります。
しかし提出する方も大変ですが、もっと大変なのは経理の方かもしれません。毎月の業務である程度慣れるとはいえ、上下さかさまになったり日焼けしたレシートの束を人数分きれいにまとめるのは時間がかかり、時々前月のレシートが混ざっている場合等もあります。
このようなレシート、請求書の集計・保存を従来の紙媒体のものから、PDFファイル等の電子データで管理、保存する電子帳簿保存法が令和4年1月1日から改正されます。
改正前の規定では、これら資料の電子データ化を行うにあたっては税務署に届出が必要であり、資料を受領してから電子データ化するまでの期間が非常に短いものである等の要件があり実務的に導入が困難でしたが、改正によりこれらの要件が撤廃、または大きく緩和されました。
会計資料の電子データ化には3種類あり
- 紙媒体のレシートや請求書を電子データ化して保存する
- 電子メール等で受領した請求書や領収書を、そのまま電子データで保存する
- ノート等で作成していた売掛帳、手形帳等の帳簿を､エクセル等の電子システムにて作成する
上記のうち、特に①の紙媒体のレシートや請求書等の電子データ化のイメージが強いかと思われます。これらのレシート等をスマホで撮影し、金額や日付の確認しやすい形式にして社内でやりとりすることで、提出する方もチェックする方も業務の効率化が期待できるだけでなく、紙資料を電子データ化することで省スペース化の効果もあります。
ただし電子データ化には改ざん防止等の観点から、いくつか留意点もあります。
- 電子データ化された資料は改ざんの恐れがあるため、原則としてタイムスタンプ（日時の入った偽造防止の証明のようなもの）を付して保存すること
- 電子化したデータは取引の相手方・日付・金額が検索できるように管理されていること
- 電子データで受領した資料は「電子データで」保存すること
などの要件があり、注意が必要です。
国税庁が公認するJIIMAのマークの付された会計システムは電子帳簿保存法に対応しているため、これらのシステムを導入してペーパーレス化、省スペース化を検討されてはいかがでしょうか。
不明なことや不安なことがありましたらいつでもご相談ください。
大阪市東住吉区の税理士
大阪市東住吉区杭全３目４－４
税理士法人 悠久 杉本会計事務所
企業第二課 泉徹弥